Hóa đơn điện tử – Định nghĩa – Đối tượng áp dụng

Hóa đơn điện tử (HDDT) là gì?

– Hóa đơn điện tử  được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng điện tử. HDDT phải đáp ứng các quy định được quy định tại đều 6 thông tư 32 /2011/TT-BTC . (Thông tư Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ).

– Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên máy tính của doanh nghiệp đã có mã số thuế khi bán hàng và được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

– Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn một cách liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo nguyên tắc lập và sử dụng một lần duy nhất.

– Các loại HDDT bao gồm: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng; …. các phiếu thu tiền cước vận chuyển Hàng không, chứng thực thu cước,…. hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan.

Lưu ý: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, lưu trữ hoặc truyền bằng phương tiện điện tử không phải là HDDT

HDDT phải đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau thì mới có giá trị pháp lý:

– Đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin của hóa đơn điện tử từ khi được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

– Thông tin trong HDDT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Đối tượng áp dụng Hóa đơn điện tử

– Cá nhân, tổ chức lựa chọn sử dụng HDDT khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HDDT là tổ chức cung cấp giải pháp hỗ trợ khởi tạo, nhận, truyền, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu của HDDT giữa người bán hàng và mua hàng.

– Cơ quan quản lý thuế các cấp và cá nhân, tổ chức liên quan đến việc khởi tạo và phát hành sử dụng HDDT.

Bắt buộc ký số với HDDT 

Việc sử dụng chữ ký số  để ký số với Hóa đơn điện tử là bắt buộc. Đó là điều kiện tiên quyết để chứng thực Chữ ký số của đơn vị, cá nhân, tổ chức sử dụng HDDT.

Chữ ký số này có thể dùng chung để khai thuế, kê khai Hải quan, khai BHXH với BHXH Việt Nam, ký Văn bản điện tử, Email,…

Khuyến cáo nên sử dụng Chữ ký số VNPT